随着计算机技术的飞速发展,尤其是近年来Internet的广泛应用,网络技术已逐渐成为被包括党政机关部门、企事业单位在内的大部分单位所接受的信息管理新手段。电子文件档案管理就是其中一项特点鲜明的应用。
　　电子档案是利用开发商所开发的专用管理软件对传统档案进行电子版存储及管理,通常,管理软件操作方便,利于被保存文件的增、删、改,而且改后不留任何痕迹,保证了档案页面的整洁。同时,电子档案具有高度的标准性,十分有助于档案管理者对电子档案的检索。而它传递快捷、可实现资源共享的特点,更是便于档案管理者的工作。当然,所需存储空间小以及它所具有的多种表现形式、复制时不易丢失信息也是这一全新档案管理方式迅速普及的重要原因。然而,仅仅是独立存在的电子档案相对于传统的档案没有太大意义。但当电子文件档案数据中心建立后,电子档案存在的意义才真正凸显。
　　首先,它的应用可实现文档的一体化管理。具体来讲,就是有保存价值的电子文件将逐步做到即时归档,即文件信息处理结束后自动向电子文件档案数据中心提交。这样将大大提高文件的时效性,并减少文件信息归档过程的工作量,使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用,同时不影响文件信息的整理。其次,有助于档案管理员减少重复劳动及降低数据处理成本。再次,它可实现信息共享与集中管理。传统的档案管理模式中,各单位的文件档案信息资源都是独立的,就如信息海洋里的一个个孤岛。设立电子文件档案数据中心把各单位的文件档案资源整合起来,集中管理,形成一个统一的利用平台,所有历史文件信息均通过数据中心对外服务,当然信息共享并不意味着实体的集中管理,各个单位的档案室、资料室仍旧发挥着保存、保管信息实体的作用。同时,电子档案管理为保障数据的安全性提供了有利的条件。设立电子文件档案数据中心后,将由配备的专门人员进行日常的维护管理工作。
　　当然,电子档案并非十全十美。它自身也具有一定的局限性。高科技所造就的高级仿真技术对档案的真实性提出了挑战。而对于一些特定部门而言,在当今黑客入侵技能飞速发展的情况下,传统档案的安全性甚至高过电子档案。因此,在档案管理时部分保留传统档案是必要且意义重大的!电子档案与传统档案管理相结合的档案管理方式在经历一味推崇电子档案管理并有所失的阶段后无疑将成为全新的替代品,而这样的档案管理方式也将在今后的档案管理工作中经历新的考验。
　　对一些重要的电子文件,要有相应的纸质文件。现代已经有很多事实表明人类不能够过分地依赖高科技设备。由于电子文件档案的虚拟性和依赖性,假如发生意外或特殊情况,致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作,那时我们对存在磁盘、光盘等载体上的电子档案将是束手无策。因此有适当的纸质文件备份也是非常必要的。
　　可以预计,电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间,因为从总体来说,功能的完全替代很难,也并非必须,“无纸化”必然经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证,人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。只要还有人使用纸和笔,就会有以纸介质形成的社会活动记录,如特定环境下的手稿、手书记录、批语、书画作品等几乎不可能消失,这其中不仅有技术问题,还有习惯、文化等诸多困素。但是,共存的态势将持续地处于变化之中,主要表现在双方的数量、功能方面。大的趋向是纸质文件与电子文件的此消彼长,从以纸质文件为主到基本对称再到以电子文件为主,将会形成方向相反的两条弧形曲线。理由主要有以下两方面:一是计算机和网络的广泛应用,信息化战略的全面实施,使电子文件越来越多地成为文件生成的最初形态。电子文件流程与信息化平台上业务流程的契合使之成为办公、设计、贸易、交往的必要工具;信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷,使机构和员工更愿意生成和使用电子文件;电子政务、电子商务的普及使越来越多的文件必须通过网络传递;数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的进步,使人们增强了对电子文件的信心;管理的改善使人们可以方便地检索利用。这些因素都给电子文件的增长和功能提高提供了条件。二是某些电子文件无法或难以转化为纸质文件,或是因为其信息海量纸张难以承载,如实时勘测的各种数据;或是因为信息形态无法以纸张载入,如声音、三维图像等;或是因为文件的结构复杂,包含动态链接、嵌套关系等,无法记录于平面纸张,如大型数据库、多媒体文件、超文本文件等。随着信息技术的进步和社会信息化进程,这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多,其复杂程度也日益加深。人们大量创建和使用此类文件主要是需要或喜爱它们的功能,大多数情况下并不顾及它们是否可以制作硬拷贝用以“保真”。上述两种情况都不可避免地改变电子文件和纸质文件的数量和功能对比。前一种情况还有实行双套制、双轨制的可能,但电子文件将在量的积累中逐步引发质变,占据主导地位;后一种情况中的电子文件已不可能有纸质文件相伴,必须寻找一条能够独立生存、独立承担社会责任并证明自己的道路。受电子文件和纸质文件不均衡发展的影响,两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”,而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。文件本身的变化是一种不可抗拒的客观存在,文件管理的变化则是文件、档案工作者的主动应对。这是历史上文件管理最为复杂的时期,两种文件的共存和互动给我们带来无数的难题、挑战和机遇。对于职业文件、档案管理人来说,全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要:一方面,因势利导,以积极的文件管理政策进军电子文件管理领域,从管理制度、方法、技术层面帮助电子文件建立威信,以至于建立法律地位;另一方面,稳扎稳打,坚守“社会记忆保护者”的职责,在没有充分把握保障电子文件长久真实性时,不轻言放弃纸质文件阵地,充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补,有利于我们在文件、档案管理的重大变革时期最大限度地把握主动。◆