摘要:本文就目前高校电子文件管理现状进行分析,并从电子文件的管理规范、形成过程、真实性、完整性、可读性等方面展开阐述,提出对电子文件实施规范管理的具体措施和方法。
　　关键词:高校 电子文件 现状 对策
　　中图分类号: G642文献标识码: A文章编号:1672-1578(2010)07-0088-01
　　
　　随着信息技术和网络技术应用的日益广泛,高校在管理、教学、科研等活动中形成了越来越多的电子文件。大量电子文件的产生使管理和利用成为高校档案工作中的重要内容,由于电子文件对原有档案管理方式的极大冲击,完善地管理电子文件已成为当前档案信息化建设中的一个重要课题。
　　1电子文件的特点
　　 电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。其具有以下特征:
　　 信息形态的数字化;对硬件、软件及数据标准的依赖性;电子文件载体的机读性;电子文件的物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖性;信息与载体相分离性;信息共享性及不安全性;信息的易更改性;电子文件逻辑归档的可能性。
　　2高校电子文件的管理现状和存在的问题
　　 电子文件和纸质文件相比,在管理上有很大的差异,传统纸质档案管理的一系列法规、制度、标准及管理措施,已不适用于电子文件及其管理,尽管国家档案局出台了一系列关于档案信息化和电子文件管理的规定和标准,但是具体操作时,仍存在着各种问题,主要表现为:
　　2.1缺乏规范的电子档案管理标准
　　 目前,不少高校电子文件的产生基本是无序的,许多有价值的党政管理、教学、科研方面的电子数据资料散落在校内各部门,没有得到及时归档处理。甚至有些文件就在平时的公文处理中被随意的覆盖、删除。
　　2.2电子文件归档意识不强,文件的形成与归档脱节
　　在高校管理工作中,电子文件的制作大多已由部门或个人完成,但在文件处理过程中,普遍存在电子文件归档意识淡薄,重利用,轻归档的现象。在日常管理工作中通常将电子文件转换成纸质文件,经定稿、签署后归档保存,原电子文件保存在各形成部门或个人手中,造成大部分电子文件没有归档,处于分散保存状态。
　　2.3对电子文件原始凭证性的鉴定存在不少困难
　　 电子文件内容与载体经常发生结合形式的变化,如拷贝后的复制件与原件完全一致,有时也会因为载体或读写技术的不稳定性造成文件内容的丢失或变异,也可在传输或转存过程中被改动而不留痕迹。如何针对电子文件的易逝性、易修改性、对软硬件依赖性、信息的相关性进行原始性、真实性的鉴定,是我们在实际工作中遇到的最大难题。
　　2.4高校档案管理人员的计算机技术、数字通信技术以及网络系统知识相对薄弱
　　 这一现状导致了电子文件的归档管理出现被动、滞后的局面。
　　3高校电子文件管理的对策
　　3.1建立高校电子文件管理规范
　　 为了不使电子文件大量流失,使高校电子文件及时归档,高校档案部门应根据国家档案局制订的《电子文件归档与管理规范》结合高校的实际情况,建立与本校相适应的电子文件归档、管理的标准和规范。对学校产生的电子文件实施全程管理,从制度上保证电子文件的完整归档。
　　3.2档案部门与电子文件形成部门互相协调,加强电子文件管理标准的宣传,杜绝电子文件形成和归档工作的脱节
　　 面对日益增长的电子文件,高校档案部门应加强电子文件管理标准的宣传,努力提高电子文件形成部门归档与管理的意识,加大对电子文件形成部门兼职档案人员电子文件归档与管理知识的培训,从根本上杜绝电子文件形成与归档脱节,共同形成符合质量要求的电子档案。
　　3.3运用计算机自动鉴定和人工管理操作规范,来保证电子文件的真实性、完整性和可读性
　　 由于电子文件的特殊性受现有科技条件和档案管理水平的限制,目前对电子文件归档采用“双套制”是保证电子文件真实性的行之有效的方法。即在纸质文件归档的同时将电子文件也收集归档,相互建立准确可靠的标识关系,使之有机的对应。
　　 由于电子文件构成的结构特点,完整性鉴定的重点应针对复合关联型结构的电子文件,确保关联文件、数据收集齐全。此类文件应在适当的流程环节获取相关信息,档案部门应和负责部门协商,督促部门兼职档案员,在文件的起草设计阶段收集相互关联的文件、数据,在工作完结时即进行电子文件归档,同时将电子文件制成纸质文件一并归档。可能的情况下,同步收集可证明电子文件真实性的信息。
　　 目前高校各部门使用的计算机硬件和软件不同,由此生成的电子文件的存储格式也不相同。因此,在电子档案管理中要特别注意确保其可读性,电子文件存储应尽可能按通用格式保存,当检查到电子文件未按通用格式存储时,应检查是否保存相应的应用软件。注意记录电子文件的生成环境和格式,并做好详细的记录,以便以后可方便地读出。检查存储载体是否有计算机病毒,检查存储介质是否受到物理损坏。
　　3.4提高档案人员素质,造就掌握现代信息技术的复合型档案管理人才
　　 纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和兼职档案员,负责督促、完成立卷工作。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,因此,高校必须重视电子档案管理人员的培养,通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们熟悉档案管理软件、掌握计算机技术、数字通信技术以及网络系统方面的技能;也可通过吸纳高素质的现代化管理人才,对他们进行专业的档案管理基本知识的培训,将他们充实到电子档案管理队伍中,以适应电子档案管理迅猛发展的需要,担负起高校电子文件归档工作的重任。
　　 目前高校电子文件管理还处于探索阶段,在电子文件的管理过程中会遇到一系列的问题。在今后的档案管理工作中,相信随着科技的发展、无纸化办公的实现、档案管理水平的进一步提高,高校电子文件管理能在网络环境下充分体现自身价值。
　　
　　参考文献:
　　[1]《高等学校档案管理办法》实施手册[C].中国高等教育出版社,2008.9.
　　[2]档案管理规章制度全书[M].学院音像出版社,2004.3.